POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DE PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT
1. INTRODUCTION
La présente politique de confidentialité a pour vocation d’informer toute personne dont les données personnelles sont traitées par la plateforme PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT, sur les caractéristiques des traitements réalisés et sur les droits dont elle dispose, notamment au regard de la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données, dit « RGPD ».
Le responsable des traitements est PROCONSERV-IT SAS, société anonyme de droit français, au capital de 2500 euros, dont le siège social est situé 26 chemin de Saint Pierre 13800 ISTRES, France et immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Salon-de-Provence sous le numéro 534151451.
PROCONSERV-IT SAS n’a pas de délégué dédié à la protection des données personnelles « DPO » car l'utilisateur peut directement modifier et/ou supprimer ses données sans passer par un contact DPO ou autre. Si néanmoins il souhaite le faire, il peut le faire par le mail « contact@proconserv-it.fr ».
2. Êtes-vous concerné par cette politique de confidentialité ?
Pep'It Software SAS édite le site internet https://pepit-it.proconserv-it.com permettant aux utilisateurs (prestataires) de s’inscrire sur cette plateforme, plateforme qui permettra à la société PROCONSERV-IT de faire appel à ces prestataires lors de besoins d’interventions sur des missions informatiques.
La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne ayant souscrit aux services PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT en se créant un compte. Cela concerne les représentants de sociétés, les managers profils ainsi que les profils techniques.
3. Quelles Données personnelles sont traitées par PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT ? Comment sont-elles collectées ?
Lorsque vous souscrivez aux services de PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT, vous acceptez que vos Données personnelles nécessaires à la fourniture de ces services soient traitées par PROCONSERV-IT. Cela concerne principalement vos identifiants (vous permettant d’accéder à votre profil), vos données d’identification (notamment vos nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, et le cas échéant votre pièce d’identité ainsi que tout document justificatif pouvant être requis pour l’utilisation des services), ainsi que les données générées par l’utilisation des services. Votre adresse IP est collectée lors de la création de votre profil et lors de l’utilisation des services exclusivement aux fins de navigation (notamment pour définir la langue d'affichage du site).
Les Données devant être obligatoirement renseignées sont signalées de manière visible sur le site. Si vous refusez de fournir les Données obligatoires, la souscription aux services pourra vous être refusée ou les services pourront être suspendus.
4. Pour quelles finalités vos Données personnelles sont-elles traitées ?
Vos Données personnelles sont traitées dans le cadre de l’exécution des conditions générales d’utilisation (« CGU ») conclues avec PROCONSERV-IT ou afin de prendre des mesures liées à ce contrat. Cela comprend les finalités suivantes :
• La souscription aux services et la gestion de votre profil
• La recherche de votre profil en cas de demande d’un de nos clients qui correspond à votre profil
• La gestion de la relation client
• La détection de documents manquants ou dont la date est expirée
• La préservation de la sécurité du site internet https://pepit-it.proconserv-it.com
• L’amélioration de la navigation sur le site internet https://pepit-it.proconserv-it.com et l’amélioration des services au moyen d’outils de mesure de l’audience (pour plus d’information, vous pouvez consulter la section 6 concernant les cookies)
PROCONSERV-IT traite vos Données lorsque la loi l’exige. Cela comprend :
• Le respect des obligations légales et réglementaires qui s’imposent à lui en sa qualité d’intermédiaire, notamment en matière de lutte contre le travail illégal
• La coopération avec les pouvoirs publics ou toute autorité chargée de l’application de la loi, dans le cadre d’un contrôle ou d’une enquête.
5. Combien de temps sont conservées vos Données personnelles ?
PROCONSERV-IT conserve vos Données personnelles pendant la durée de la relation contractuelle. Dès lors que vous résiliez les services, l’ensemble de vos Données personnelles sont définitivement supprimées, à l’exception de celles devant être conservées par PROCONSERV-IT au titre d’obligations légales ou pour des motifs légitimes. Ainsi, les durées de conservation spécifiques suivantes vont s’appliquer :
• Au titre de ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le travail illégal, PROCONSERV-IT conserve pendant cinq (5) ans à compter de la résiliation des services les documents et informations relatifs à votre identité.
• Les données nécessaires à la gestion d’éventuelles contestations ou litiges sont également conservées pendant une durée de cinq (5) ans, conformément aux dispositions légales en vigueur (notamment mais non exclusivement celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation).
• Les documents contractuels sont conservés pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat.
• Les communications avec le support client peuvent également être enregistrées. Le cas échéant, elles seront conservées pendant une durée de cinq (5) ans à compter de leur réception ou de leur enregistrement.
6. Où sont stockées vos Données personnelles ?
Les serveurs utilisés par PROCONSERV-IT pour stocker vos Données personnelles sont situés en zone Europe.
Par ailleurs, PROCONSERV-IT transmet certaines de vos Données à ses sous-traitants et/ou clients, qui fournissent des prestations nécessaires à l’exécution des services. Certains de ces sous-traitants hébergent vos Données sur des serveurs situés en dehors du territoire de l’Union Européenne (en particulier aux États-Unis). Dans ce cas, PROCONSERV-IT s’assure que ce pays tiers ou l’entité en question a fait l’objet d’une décision de la Commission Européenne constatant un niveau de protection adéquat des données personnelles. À défaut, PROCONSERV-IT met en œuvre des garanties appropriées afin d’assurer la protection de vos Données, telles que le recours aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne.
7. Qui sont les destinataires des Données personnelles ? Est-ce qu’elles sont transmises à des tiers ?
7.1. Les services habilités de PROCONSERV-IT
Seuls les collaborateurs PROCONSERV-IT spécifiquement habilités peuvent accéder à vos Données personnelles, dans le cadre de l’exercice des missions qui leur sont confiées. Tout collaborateur de PROCONSERV-IT ayant accès à vos Données est soumis à de strictes obligations de confidentialité.
7.2. Les autorités compétentes
PROCONSERV-IT peut être amené à transmettre des Données personnelles aux autorités compétentes, tels que les pouvoirs publics et des autorités administratives, ou des organismes de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
7.3. Les sous-traitants de PROCONSERV-IT
PROCONSERV-IT a recours aux services de sous-traitants pour les besoins de la fourniture de la prestation que vous avez demandé (cela concerne par exemple l’hébergement du système d’information, l’analyse des données, des services informatiques, etc). Les sous-traitants réalisent des traitements de vos Données uniquement sur instruction de PROCONSERV-IT, et exclusivement dans le cadre des activités de ce dernier. Sauf accord exprès de votre part, les sous-traitants ne sont pas autorisés à utiliser vos Données personnelles pour leur propre compte.
PROCONSERV-IT impose contractuellement aux sous-traitants de respecter des obligations de sécurité et de confidentialité, et de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que les traitements réalisés répondent à l’ensemble de la réglementation applicable et garantissent la protection de vos droits.
Vous pouvez obtenir sur demande adressée à PROCONSERV-IT la liste des catégories de sous-traitants impliqués dans le traitement de vos Données.
8. Quels sont vos droits sur vos Données personnelles ?
8.1. Droit d’accès
Vous avez le droit d’accéder aux Données vous concernant. Si vous exercez ce droit, PROCONSERV-IT vous communiquera une copie des caractéristiques des traitements réalisés sur vos Données (les finalités du traitement, les catégories de Données concernées, etc). Ces informations vous seront fournies sur un support électronique d’usage courant. Vous avez cependant la possibilité de demander à ce que ces informations vous soient fournies sous une autre forme, sous réserve que PROCONSERV-IT soit techniquement en mesure de vous transmettre les informations sous le format demandé.
Vous êtes informé que PROCONSERV-IT pourra exiger le paiement de frais basés sur les coûts administratifs générés par toute demande de copie supplémentaire.
8.2. Droit de rectification
Si vous constatez que les Données qui vous concernent sont inexactes ou incomplètes, vous avez la possibilité de les modifier directement via la plateforme ou de demander la rectification ou la mise à jour de ces Données. Vous pouvez modifier certaines Données d’identification directement depuis votre profil PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT.
8.3. Droit à l’oubli
Vous pouvez demander l’effacement de vos Données dans les cas suivants : lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; lorsque vos Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ou encore lorsqu’elles doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit français.
Cependant, vous ne pourrez pas obtenir l’effacement de vos Données lorsque le traitement est nécessaire à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, ou encore pour respecter une obligation légale s’imposant à PROCONSERV-IT.
8.4. Droit à la limitation d’un traitement
Vous avez le droit d’obtenir la limitation d’un traitement dans les cas suivants : si vous contestez l’exactitude de vos Données personnelles ; si le traitement est illicite et que vous souhaitez obtenir la limitation de ce traitement à la place de l’effacement de vos données personnelles ; si PROCONSERV-IT n’a plus besoin de vos Données personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
8.5. Droit d’opposition à un traitement
Si vous avez un motif légitime, vous pouvez vous opposer à ce que vos Données fassent l’objet d’un traitement. Dès lors que vous vous opposez au traitement, vos Données ne seront plus traitées à ces fins.
De plus, lorsque vos Données personnelles (notamment votre adresse email) sont utilisées à des fins de prospection ou d’animation commerciale, vous pouvez vous y opposer à tout moment directement dans votre profil ou en contactant PROCONSERV-IT, y compris en cas d’éventuel profilage dans la mesure où il est lié à ladite prospection. Dès lors que vous vous opposez au traitement, vos Données ne seront plus traitées à ces fins.
8.6. Droit à la portabilité des Données
Vous disposez d’un droit à la portabilité des Données que vous avez transmises. Vous pouvez ainsi recevoir ces Données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez également le droit de demander que ces données soient transmises à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement possible.
9. Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits en contactant PROCONSERV-IT aux coordonnées suivantes :
• Par email : contact@proconserv-it.fr;
• En supprimant votre profil sur la plateforme directement
Pour toute demande d’exercice de vos droits, nous pouvons être amenés à vous demander de transmettre un document officiel d’identité afin de vérifier que vous êtes bien la personne concernée par les Données faisant l’objet de la demande. Les réponses à vos demandes vous seront communiquées par voie électronique, à moins que vous ne demandiez qu’il en soit autrement. Dans ce cas, vous devrez accompagner votre demande des modalités de réponse souhaitées.
Nous nous engageons à répondre à toute demande dans les meilleurs délais. Vous recevrez une réponse dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de votre demande. Cependant, nous vous informons que ce délai pourra être prolongé de deux mois si votre demande est particulièrement complexe ou compte tenu du nombre de demandes. Dans ce cas, vous serez informé d’une telle prolongation et de ses motifs dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de votre demande.
Les réponses à vos demandes vous seront communiquées par voie électronique, à moins que vous ne demandiez qu’il en soit autrement. Dans ce cas, vous devrez accompagner votre demande des modalités de réponse souhaitées.
Si nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, vous en serez informé au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, en vous précisant les raisons. Vous aurez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle compétente. Si l’Autorité concernée est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), voici le lien pour adresser votre réclamation : www.cnil.fr
Vous êtes informé qu’en cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons refuser de donner suite à vos demandes ou exiger le paiement de frais pour tenir compte des coûts administratifs supportés pour répondre à vos demandes.
10. Comment est assurée la sécurité de vos Données personnelles ?
Nous mettons en œuvre toutes les mesures de sécurité appropriées afin de garantir la protection et la confidentialité de vos Données, et notamment de prévenir la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de Données, ou l'accès non autorisé à de telles Données. Ces mesures de sécurité consistent notamment au chiffrement des Données, ainsi qu’à la mise en œuvre de moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement. Toute violation de sécurité impactant vos Données et susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés vous sera notifiée dans les meilleurs délais.
11. Modification de la Politique de confidentialité
Les modifications de la Politique de confidentialité sont publiées sur le site internet de PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT, avec indication de la date de dernière mise à jour.
12. Politique des Cookies
Les cookies sont des fichiers traceurs se chargeant sur votre ordinateur, servant à mémoriser des informations afin de faciliter la navigation sur un site web. Le site PEPIT-IT BY PROCONSERV-IT utilise des cookies incluant des informations relatives à la navigation des internautes :
• A des fins de fonctionnement du site : Il s'agit de cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site. Ils ne peuvent pas être désactivés depuis le site. Il est possible de les désactiver en utilisant les paramètres du navigateur, mais les fonctionnalités du site risquent d'être altérées.
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